Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja Metsähallitus kerää Eräluvat-palveluita käyttävistä asiakkaistaan ja miten näitä tietoja käsitellään ja säilytetään.

Eräluvat-palveluilla tarkoitetaan

Eräluvat.fi-sivustoa,
Eräluvat-verkkokauppaa (verkkokauppa.eraluvat.fi) ja -sovellusta,
Lupahakujärjestelmää (lupahaku.eraluvat.fi) sekä
Eräluvat-asiakaspalvelua, joka voi tapahtua puhelimitse, myyntipisteessä tai palautelomakkeiden kautta, joiden käsittelyyn käytetään Freshdesk-palautejärjestelmää.

Tätä tietosuojaselostetta on päivitetty viimeksi 18.3.2024.

1. Rekisteri

Metsähallituksen Eräluvat-palvelujen asiakasrekisteri.

2. Rekisterinpitäjä

Metsähallitus (Y-tunnus: 0116726-7)
PL 80 (Opastinsilta 12)
00521 Helsinki
Eräluvat-puhelinpalvelu, puh. 020 69 2424
kirjaamo(a)metsa.fi

Metsähallituksen tietosuojavastaava
Janne Kiiskinen, janne.kiiskinen(a)metsa.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jari Haarala, digipalvelupäällikkö
puh. 0206 39 6239
jari.haarala(a)metsa.fi

3. Henkilötietojen kerääminen

Metsähallitus voi kerätä Eräluvat-palvelujen käyttäjistä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja. Käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa käyttäjistä kerätään eri tilanteissa.

Palvelun käyttäjän henkilötietoja voidaan kerätä, kun hän käyttää Eräluvat-palveluja tai asioi niissä, rekisteröityy verkkokaupan tai Lupahakujärjestelmän käyttäjäksi, osallistuu kilpailuihin, kampanjoihin tai tutkimuksiin tai asioi muuten kanssamme. Alle 13-vuotiaalla tulee olla huoltajan suostumus.

Tiedot, jotka asiakas antaa asioidessaan Eräluvat-verkkokaupassa tai -sovelluksessa tai ostaessaan luvan asiakaspalvelun kautta:

* Etunimi, sukunimi
* Sähköpostiosoite
* Asiointikieli
* Lähiosoite
* Postinumero ja -toimipaikka
* Puhelinnumero
* Syntymäaika
Metsästäjänumero
* Salasana tai muu yksilöivä tunnus
* Markkinointilupa
Tutkimusten ja kyselyiden yhteydessä annetut tiedot
Asiakaspalautteet
Muut asiakkaan suostumuksella annetut tai luovutetut tiedot, esim. ulkopuolisista lähteistä, kuten metsästäjärekisteristä, kerätyt tiedot

* pakollinen tieto

Tiedot, jotka asiakas antaa asioidessaan Lupahakujärjestelmässä:

* Etunimi, sukunimi
* Sähköpostiosoite
* Asiointikieli
* Lähiosoite
* Postinumero ja -toimipaikka
* Puhelinnumero
* Syntymäaika
* Metsästäjänumero
* Metsästysseura
* Metsästysmahdollisuuksia koskevat tiedot sekä hirvenmetsästyksen ampumakokeen suorituspäivä
* Salasana tai muu yksilöivä tunnus
* Markkinointilupa
Tutkimusten ja kyselyiden yhteydessä annetut tiedot
Asiakaspalautteet
Muut asiakkaan suostumuksella annetut tai luovutetut tiedot, esim. ulkopuolisista lähteistä, kuten metsästäjärekisteristä, kerätyt tiedot

* pakollinen tieto

Tiedot, jotka asiakas antaa asioidessaan Eräluvat.fi-sivuston palautelomakkeiden kautta:

Nimi
* Sähköposti
Puhelinnumero
* Viestin aihe

*pakollinen tieto

Lisäksi keräämme tietoa palvelun käyttämisestä kehittääksemme palvelua. Seuraamme esimerkiksi sitä, kuinka paljon käyttäjiä palvelussa on vuosittain tai tiettyjen käyttöpiikkien aikaan, millä laitteilla palvelua käytetään ja mitä sisältöjä käyttäjät selaavat. Käyttäjistä ei tässä yhteydessä kerätä henkilötietoja, joista yksittäinen käyttäjä voitaisiin tunnistaa. Kerättyjä tietoja ei voi myöskään yhdistää toisiinsa. Tarkempaa tietoa kohdassa 9. Evästeet.

4. Henkilötietojen käyttö ja luovutukset

Henkilö- ja muita tietoja käsitellään ja luovutetaan vain lainmukaisiin käyttötarkoituksiin, joista säädetään tarkemmin

tietosuojalaissa (1050/2018),
viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999),
metsästyslaissa (615/1993) ja
kalastuslaissa (379/2015).

Henkilötietojen käyttö

Metsähallitus käyttää keräämiään tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Eräluvat-palvelujen tarjoaminen ja asiakassuhteen hoitaminen
Henkilötietoja voidaan käyttää käyttäjätilin luomiseen, käyttäjän tunnistamiseen, tuotteiden tilaamiseen, lupahakemuksen jättämiseen ja palvelujen toimivuuden varmistamiseen. Lisäksi Metsähallitus voi käyttää asiakkaan henkilötietoja vastatakseen hänen antamaansa palautteeseen tai kysymyksiin.
Palvelujen ylläpitäminen ja kehittäminen
Henkilötietoja voidaan käyttää Eräluvat-palvelujen ylläpitämiseen, kehittämiseen ja käyttökokemuksen parantamiseen.
Asiakasviestintä ja markkinointi
Henkilötietoja voidaan käyttää asiakkaan suostumuksella Eräluvat-uutiskirjeiden välityksellä tapahtuvaan asiakasviestintään tai erilliseen Metsähallituksen tarjoamien palvelujen markkinointiin.
Tutkimus
Henkilötietoja voidaan käyttää Metsähallituksen tekemään tai teettämään tutkimukseen.

Henkilötietojen luovutus

Metsähallitus ei lähtökohtaisesti missään tilanteessa luovuta Eräluvat-palvelujen asiakastietoja markkinointitarkoituksessa kolmansille osapuolille.

Joissakin tapauksissa Metsähallitus saattaa luovuttaa tietoja tieteellistä tai muuta tutkimusta varten edellyttäen, että luovutusta varten on tehty Metsähallitukselle kirjallinen hakemus, josta käy ilmi mm. tutkimussuunnitelma, tietojen käsittely ja säilytys sekä lakiperuste tietojen luovuttamiselle.

Eräluvat-palvelujen tilaus- ja asiakastiedot siirretään Metsähallituksen omiin myynti- ja talousjärjestelmiin laskutusta ja talouden seurantaa varten. Lisäksi markkinointiluvan antaneiden asiakkaiden tietoja siirretään tarpeen mukaan markkinoinnin automaatiojärjestelmään ja uutiskirjeen lähetysjärjestelmään.

Metsähallitus luovuttaa tilaustietoja (luvan nimi, lupa-alue, lupa-aika, lupanumero, metsästäjänumero, maksutieto) säännönmukaisesti Suomen riistakeskukselle sen ylläpitämään Oma riista -palveluun. Tilaustietoja luovutetaan niistä asiakkaista, jotka ovat kirjautuneet Eräluvat-verkkokauppaan tai Lupahakujärjestelmään Oma riista -tunnuksilla tai ilmoittaneet metsästäjänumeronsa ja nimensä metsästäjärekisteriä vastaavalla tavalla lupatiedoissaan.

Metsästyksen turvallisuuden edistämiseksi, so. elintärkeiden etujen suojaamiseen perustuen Metsähallitus voi luovuttaa hirvenmetsästyksen alueluvan saajien yhteystiedot samalle alueelle alueluvan saanneille. Tämä koskee vain metsästyslain 8 §:n mukaista aluetta, jolle voidaan myöntää useita päällekkäisiä aluelupia.

Lisäksi henkilötietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.

Uutiskirjeet ja markkinoinnin voi kieltää Eräluvat-verkkokaupassa ja Lupahakujärjestelmässä luvan ostamisen/hakemisen yhteydessä tai rekisteröityneenä asiakkaana milloin tahansa oman asiakastilin kautta.

Lisäksi kielto on mahdollista tehdä puhelimitse numerossa 020 69 2424 luvan ostamisen yhteydessä tai erikseen, sähköpostitse (eraluvat@metsa.fi) tai kirjallisesti rekisterinpitäjän osoitteeseen.

5. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

6. Henkilötietojen suojaus

Metsähallituksen Eräluvat-palvelujen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja saavat lukea ja käyttää vain ne työntekijät, joiden toimenkuvan kannalta se on tarpeellista.

Asiakasjärjestelmiä pääsevät tarvittaessa huoltotarkoituksessa käyttämään ohjelmistojen huollosta ja toimivuudesta vastaavat tietojenkäsittelijät. Metsähallitus on sopimusvelvoittein huolehtinut siitä, että heillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin sekä velvollisuus käsitellä henkilötietoja lain edellyttämällä tavoin.

7. Henkilötietojen säilytys

Metsähallitus säilyttää Eräluvat-palveluihin tallennettuja henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

8. Asiakkaan oikeudet tietojensa tarkistamiseen

Asiakkaalla on lain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on kerätty. Asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen, puutteellisen, tarpeettoman tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai poistamista.

Mikäli asiakas on rekisteröitynyt Eräluvat-verkkokaupan asiakkaaksi, hän voi helpoiten tarkistaa henkilötietonsa kirjautumalla asiakastililleen osoitteessa verkkokauppa.eraluvat.fi.
Mikäli asiakas on rekisteröitynyt Lupahakujärjestelmän käyttäjäksi, hän voi helpoiten tarkistaa henkilötietonsa kirjautumalla asiakastililleen osoitteessa lupahaku.eraluvat.fi.
Tarkastuspyynnön voi tehdä Metsähallitukselle myös erillisellä lomakkeella, jonka saa osoitteesta metsa.fi/tietosuoja.

9. Evästeet

Eräluvat-palveluissa käytetään evästeitä. Evästeet ovat päätelaitteen selaimen ja palvelimen välisiä pieniä tekstitiedostoja. Evästeillä ja muilla tunnisteilla on määritetty voimassaoloaika, jonka jälkeen selain poistaa tunnisteen.

Osa evästeistä liittyy palvelujen toiminnallisuuksiin ja osa käytön mittaamiseen ja tilastointiin. Evästeiden tarkoituksena on mahdollistaa palvelujen käyttäminen ja auttaa Metsähallitusta kehittämään palveluja niin, että ne palvelisivat asiakkaita paremmin.

Evästeitä voi hallita evästekyselyn kautta. Sivun alalaidassa olevasta Evästeasetukset-linkistä pääsee näkemään sivuston käyttämät evästeet ja annetut evästeasetukset sekä muuttamaan omia asetuksia.

Selaimen asetuksista käyttäjä voi halutessaan kieltää evästeiden vastaanoton tai poistaa selaimeensa tallentuneet evästeet. Tämä voi kuitenkin aiheuttaa puutteita palvelun toiminnassa.

Eräluva.fi-sivuston ja Eräluvat-verkkokaupan käyttöön liittyvässä analytiikassa hyödynnetään Google Analytics 4:ää ja Google Tag Manageria. Käytöstä kerätään yleisiä tilastollisia tietoja palvelun kehittämistä varten. Kävijöistä ei kerätä henkilötietoja, joista yksittäinen kävijä voitaisiin tunnistaa.

10. Yhteystiedot

Kysymykset tästä tietosuojaselosteesta, henkilötietojen käytöstä sekä evästeistä voi osoittaa sähköpostiosoitteeseen eraluvat(a)metsa.fi.

Rekisterinpitäjä
Metsähallitus (Y-tunnus: 0116726-7)
PL 80 (Opastinsilta 12)
00521 Helsinki
Eräluvat-puhelinpalvelu, puh. 020 69 2424
kirjaamo(a)metsa.fi